Hiện nay, dịch vụ gửi hàng qua bưu điện khá phổ biến, đặc biệt với những ai đang kinh doanh và áp dụng hình thức ship hàng toàn quốc. Trong bài viết dưới đây, Hoàng Mỹ Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về cách đóng gói hàng gửi bưu điện đúng quy cách và đảm bảo an toàn. Đừng bỏ lỡ nhé!
Contents
Tại sao nên biết cách đóng gói hàng gửi bưu điện?
Đối với các loại hàng hóa, đặc biệt là giấy tờ, hồ sơ khi gửi qua bưu điện, những tài liệu này phải trải qua hàng loạt quy trình luân chuyển, từ kho bưu cục, xe trung chuyển cho đến tay người nhận. Việc đóng gói đúng cách sẽ giúp đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển, cũng như tránh tình trạng có người tự ý can thiệp thông tin trong hồ sơ.
>>> Xem thêm: Các kích thước thùng carton tiêu chuẩn phổ biến
Nên cần chuẩn bị nguyên liệu gì để đóng gói?
Nếu bạn muốn tối ưu quy trình đóng gói, tiết kiệm chi phí vận chuyển và hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng hàng hóa thì việc chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ chuyên dụng là điều bắt buộc. Bao gồm:
- Thùng hoặc bao bì: Nên chọn loại thùng carton phù hợp với kích thước và loại hàng hóa muốn gửi đi. Chẳng hạn như hộp carton, thùng carton hoặc bao bì nhựa.
- Túi bọt khí: Nên sử dụng giấy bọt hoặc bong bóng khí để bảo vệ hàng hóa khỏi va đập trong quá trình vận chuyển.
- Băng keo chuyên dụng: Là loại vật liệu quan trọng, giúp giữ cho hộp hoặc thùng hàng được kín đáo và an toàn.
- Nhãn dán: Gắn nhãn vận chuyển với các thông tin cần thiết như địa chỉ người nhận, người gửi và nội dung đơn hàng.
- Màng co: Cần chuẩn bị màng co để sử dụng trong trường hợp cần bảo vệ hàng hóa khỏi nước hoặc bụi bẩn.
- Máy đóng gói băng keo: Nếu bạn cần đóng gói hàng hóa với số lượng lớn, việc sử dụng máy đóng gói băng keo là giải pháp hoàn hảo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bảng xốp cứng: Giúp ngăn cách và bảo vệ hàng hóa dễ vỡ hoặc nhạy cảm khỏi va đập, đảm bảo tính nguyên vẹn trước khi giao đến tay khách hàng.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn 8 cách đóng gói hàng hóa dễ dàng & hiệu quả
Một số cách gửi hàng qua bưu điện
Tùy theo loại hàng hóa, nhu cầu thời gian giao hàng và mức chi phí, bạn có thể lựa chọn một trong ba hình thức gửi hàng dưới đây:
- Bưu phẩm đảm bảo: Dùng cho việc gửi các công văn, giấy tờ quan trọng, tài liệu pháp lý,… Có cam kết đảm bảo an toàn, xác nhận khi giao nhận và có mã vận đơn để theo dõi. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM 123456 VN).
- Chuyển phát nhanh EMS: Phù hợp với các loại hàng hóa cần giao gấp trong thời gian ngắn. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).
- Bưu kiện: Áp dụng cho các loại hàng hóa thông thường, không quá gấp về thời gian. Mã bưu phẩm của bưu kiện thường sẽ bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).
Cách đóng gói hàng gửi bưu điện theo tiêu chuẩn
Đóng gói hàng hóa luôn là bước quan trọng, đảm bảo sự cẩn thận để không làm ảnh hưởng đến hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số cách đóng gói hàng gửi bưu điện an toàn mà bạn có thể tham khảo:
Đối với hàng hóa dễ vỡ
Với những mặt hàng dễ vỡ như kính, gương,… bạn cần đặt sản phẩm vào hộp carton có lớp đệm bên trong, đồng thời sử dụng thêm giấy bọt biển hoặc bọt khí để tăng thêm khả năng bảo vệ.
Đối với hàng điện tử
Với các mặt hàng điện tử như máy tính, laptop, tivi, điện thoại, máy ảnh,.. bạn nên sử dụng các miếng bọt được làm từ chất liệu polyuretan (PU), polyetylen (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Sau đó, dùng băng dính hoặc xốp để cố định chặt các góc và bọc bên ngoài bằng thùng carton.
Lưu ý: Nên sử dụng thùng carton có kích thước phù hợp với sản phẩm, đồng thời, nên chèn các tấm mút vào các kẽ hở để đảm bảo sản phẩm không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn đóng gói thùng carton chi tiết, đúng cách
Đối với đồ trang sức
Trước khi đóng gói các mặt hàng là đồ trang sức, phụ kiện thì hãy phân loại chúng. Bởi mỗi loại trang sức sẽ có những yêu cầu về cách bảo quản riêng. Khi đóng gói, nếu bạn vẫn còn hộp đồ trang sức, bạn chỉ cần cho chúng vào hộp và bọc lại. Nếu không có hộp đựng trang sức chuyên dụng, hãy dùng các vật dụng như túi nilon, túi zipper,… sau đó quấn xốp hơi, nilon xung quanh và cố định bằng băng dính.
Đối với các loại chai lọ chứa chất lỏng
Yêu cầu đóng gói hàng gửi bưu điện của các loại chai lọ chứa chất lỏng là miệng chai phải được đậy kín bằng màng bọc thực phẩm hoặc băng dính, điều này giúp đảm bảo chất lỏng không bị chảy tràn ra ngoài khi vận chuyển.
Cách tốt nhất là nên để chai lọ vào trong thùng thiếc hoặc thùng gỗ có khoảng trống ở giữa, sau đó chèn thêm các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa vào để đảm bảo nếu chai bị rò rỉ thì mùn cưa sẽ hút hết. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý là nếu đựng nhiều chai lọ trong 1 thùng thì nên sử dụng thêm hạt xốp, mút, tấm bọt khí hoặc xốp để lấp đầy khoảng trống, tránh tình trạng chai lọ không bị va đập vào nhau.
Đối với các sản phẩm vải vóc, quần áo
Với các sản phẩm là vải vóc và quần áo, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Đặt sản phẩm vào túi nilon hoặc túi có chất liệu tốt, sau đó gấp sản phẩm cẩn thận để tránh bị nhăn nát.
- Sử dụng thùng carton có kích thước phù hợp và dùng giấy bọt biển hoặc bọt khí để tạo lớp đệm bên trong hộp.
- Cuối cùng, đóng hộp chặt bằng băng dính và ghi rõ địa chỉ người nhận, người gửi để đảm bảo sản phẩm đến nơi an toàn.
Đối với các sản phẩm cuộn tròn như tranh vẽ, bản đồ,…
Tranh vẽ, bản đồ,… là các loại hàng hóa dễ bị gãy gấp và bẹp. Để giữ được form hàng hóa nguyên vẹn đến tay khách hàng, bạn nên sử dụng ống nước bằng nhựa, sau đó dùng giấy vệ sinh để cố định hai đầu của ống nước. Hoặc dùng loại giấy có độ dai để bọc toàn bộ ống và cho chúng vào hộp giấy có kích thước phù hợp.
Những lưu ý khi đóng gói hàng gửi bưu điện
Sau khi tìm hiểu cách đóng gói hàng gửi bưu điện, bạn cũng phải cần lưu ý một số điều sau đây để quá trình gửi hàng được thuận lợi:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết của cả người gửi và người nhận để đảm bảo hàng được giao đúng người, đúng nơi.
- Cần xác định rõ sản phẩm gửi đi là hàng dễ vỡ, đồ điện tử hay tài liệu quan trọng, điều này giúp bưu điện có cách xử lý phù hợp.
- Xác định trọng lượng, số lượng để tính cước phí hợp lý. Hàng càng nặng, cồng kềnh thì phí vận chuyển sẽ cao hơn. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ để tối ưu chi phí.
- Không nên dùng giấy, vải để gói hàng vì rất dễ rách, bung trong quá trình vận chuyển. Thay vào đó, bạn hãy dùng thùng carton cứng, bọc thêm túi khí hoặc xốp nổ để bảo vệ bên trong. Sau khi đóng gói xong, cần dán kín bằng băng dính để đảm bảo chắc chắn.
- Nên xác nhận tình trạng đóng gói và giá trị hàng hóa với đơn vị vận chuyển để tránh thất lạc hoặc hỏng hóc hàng hóa.
- Nếu có bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra, bạn hãy liên hệ với bưu điện để được hỗ trợ kịp thời.
Trên đây là những thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng gửi bưu điện, cùng một số lưu ý trong quá trình đóng gói để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Hy vọng bài viết của Hoàng Mỹ Nam đã giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích, giúp bạn biết cách đóng hàng gửi bưu điện dễ dàng.
>>> Xem thêm: Quy trình đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn mới nhất